Bahar Hidayetoğlu
Gün içerisinde çalışma arkadaşları ya da müşteriler ile gerçekleştirilen toplantılar, birçok kişi tarafından vakit kaybı olarak görülüyor. Doğru toplantı yönetimi metotları ile çok daha kısa sürede verimli toplantılar gerçekleştirmek mümkün.
Özellikle ekip üyelerinin bir araya gelerek iş planlarını incelediği değerlendirme toplantıları, çoğunlukla karar alınamayan ve vakit kaybıyla sonuçlanan zorunluluklara dönüşüyor. Siz de çalışma saatlerinizi en verimli şekilde gerçekleştirmenize yardımcı olacak etkili toplantı yönetimi metotlarını öğrenerek hızlıca uygulayabilirsiniz.
Toplantı Yönetimi Nedir?
Genel anlamıyla bakıldığında toplantı yönetimi, toplantının en etkin şekilde geçmesini ve zamanın verimli şekilde değerlendirilmesini sağlayacak düzenlemelerin tamamıdır.
Günümüzde birçok çalışan, yetersiz toplantı yönetimi nedeni ile sonuçsuz geçen toplantılardan şikayet ediyor. Vakit kaybı olarak algılanan ve gereksiz görülen toplantılar, doğru metodolojilerin uygulanması ile verimli hale dönüştürülebilir.
Toplantı yönetiminin doğru şekilde yapılması, çalışma hayatındaki birçok sorunun da çözülmesine yardımcı olur. Bir çalışma gününün yarısını verimsiz toplantılarda geçiren çalışan, diğer görevlerini tamamlamak için fazla mesai yapmak zorunda kalabilir ve bunun sonucu olarak işinden duyduğu memnuniyet azalabilir. Aynı şekilde verimsiz toplantılar, katılımcılarda mutsuzluğa ve tatminsizliğe sebep olabilir.
Toplantı yönetiminin doğru şekilde yapılması sonucunda gerçekleşecek verimli toplantılar, vaktin doğru şekilde kullanılmasına yardımcı olarak diğer görevlere daha fazla zaman ayırılmasını da sağlar.
Etkin Toplantı Yönetimi Nasıl Olmalıdır?
Toplantıların verimli geçmesi için olmazsa olmaz uygulama P.A.T. olarak adlandırılır. Kısaltma içerisinde yer alan “P” harfi amacı, “A” harfi gündemi, “T” harfi ise zamanlamayı belirtir.
Bu verilerin katılımcılarla önceden paylaşılması, toplantı sırasında tartışılmak istenen konuların da belirlenmesi açısından önemlidir. Toplantıya katılacak kişi, sormak veya danışmak istediği konuları bilerek katılım gerçekleştirir.
Toplantı Öncesi Hazırlık
Katılımcıların doğru şekilde seçilmesi de, verimliliği arttıracak faktörler arasındadır. Katılımcıları belirlemek için kullanılacak kriterlerin önceden belirlenmesi ve herkes için aynı kriterlerin kullanılması, toplantı sırasında aktif şekilde katkı sağlayacak bir grup oluşturmanıza yardımcı olur. Yanlış şekilde seçilen bir toplantı grubunda ilgi düşük olacağı için verimli sonuç alınamaz.
Toplantı amacı, temiz ve net bir dil kullanılarak kısa şekilde ifade edilmelidir. Gündeme alınacak konular, alt başlıklar halinde tüm katılımcılara bildirilir. Aynı şekilde toplantının başlangıç ve bitiş zamanı da önceden belirlenmelidir.
Toplantıların önceden belirlenen saatte başlatılması ve geç kalan katılımcılar için beklenmemesi, gereksiz vakit kaybını önlemek açısından önemlidir. Geç gelen katılımcıların toplantıya alınmayacağının da önceden bildirilmesi gerekir.
Toplantı
Toplantının başlaması ile birlikte bir katılımcı, not almak üzere görevlendirilmelidir. Katılımcıların tutacakları notlarda eksikler olabilir ve bunun sonucunda iletişim sorunları yaşanabilir. Toplantı sonunda belirlenen katılımcı tarafından tutulan notların 24 saat içerisinde tüm katılımcılara iletilmesi de oldukça önemlidir.
Toplantı içi yönetimin delege edilmesi de verimi arttıran önemli faktörlerden biridir. Bir pazarlama projesi geliştirme toplantısında yönetim, pazarlama departmanındaki kişilere verilmelidir. Bu sayede en doğru bilgiler mümkün olan en kısa sürede katılımcılara sunulabilir.
Toplantı sırasında açık bir tartışma ortamı yaratmak ve tüm katılımcıların görüşlerine değer vermek de önemli noktalar arasındadır. Çoğu zaman toplantı esnasında daha yüksek pozisyondaki kişiler söz alır ve görüş belirtir. Ancak işin tamamlanması için oluşturulacak görevlerde yer alacak katılımcıların görüşleri, doğru planlama yapılabilmesini sağlar.
Toplantının gündem başlıklarını geniş şekilde tartıştıktan ve görüşleri aldıktan sonra, bir karar alınması için hareket edilmelidir. Toplantıyı yöneten kişi, diğer katılımcıların görüşlerine saygılı şekilde karar aşamasına gelinmesi için baskı yapmalıdır.
Toplantı Sonrası
Toplantının kapanış aşamasında alınan kararların net şekilde katılımcılarla yeniden paylaşılması, iletişim sorunlarının engellenmesine de yardımcı olur. Üzerinde mutabık kalınan kararların hareket planlarına dönüştürülebilmesi için, tüm katılımcılar tarafından doğru anlaşılması önemlidir.
Toplantının son bölümünü, hareket planlarının oluşturulması ve görev dağılımlarının netleşmesi için ayırabilirsiniz. Yapılan araştırmalar, çalışanların kendi seviyesindeki çalışma arkadaşları önünde verdiği sözleri tutmaya daha yatkın olduğunu göstermektedir. Bu duruma akran baskısı adı verilir.
Akran baskısından etkin şekilde yararlanmak için görev dağılımlarının toplantı sırasında yapılmasına özen gösterilmelidir. Toplantının verimli geçmesi için, harekete geçilebilir bir plan oluşturulması önemlidir.
Toplantı notları paylaşılırken ana başlıklar ve alınan kararlar, görev dağılımları ve hareket planı da belirtilmelidir. Notların özenli şekilde iletilmesi, ileride yaşanabilecek gecikmelerde sorunun kaynağını belirlemek açısından da önem barındırır.
